招投标文件全面数字化，纸质归档成历史！

随着信息技术的飞速发展，电子化办公已成为常态，特别是在招标投标领域，电子文件的使用日益普及。为了适应这一趋势并加强电子文件的管理，国家档案局发布了《招标投标电子文件归档规范》（DA/T103-2024），旨在为招标投标活动中的电子文件归档管理提供明确的指导和标准。该规范将于2025年2月1日起正式实施，它不仅标志着电子文件管理的规范化，也是对电子化办公趋势的积极响应。

一、规范中的具体要求

《招标投标电子文件归档规范》对招标投标活动中的不同参与方提出了具体要求，包括招标人、投标人、招标代理机构和第三方平台机构。这些要求涵盖了电子文件的收集、整理、归档等多个环节，确保了电子文件归档工作的系统性和规范性。

1.归档范围

《规范》明确指出，在招标、投标、开标、评标、中标（定标）等招标投标活动全过程产生的具有保存价值的电子文件及其元数据均应纳入归档范围。这包括了策划阶段的招标方案、招标项目信息、招标代理合同，以及招标阶段的招标公告、资格预审公告、投标邀请书、招标文件等。

2.归档文件格式

对于不同类型的电子文件，《规范》提出了推荐的归档格式。例如，文本类电子文件建议以PDF/A或OFD格式归档；照片类电子文件建议以JPG、TIF、PNG等格式归档。这些格式的选择考虑到了文件的长期保存需求。

3.归档传输时间

《规范》要求，在标段（包）招标流程结束后，应当定期进行电子文件的归档工作。具体归档传输时间不晚于招标投标所在项目文件归档或采购年度的次年3月31日。

4.保存期限

招标投标电子档案应划定保管期限。对于招标代理机构来说，电子档案的保管期限可以是永久、定期30年或定期10年。具体的保管期限应不低于关于工程、货物、服务的行政管理、诉讼、审计等活动所需的追溯年限。而招标人和投标人的电子档案保管期限则依据所归入档案门类的具体规定来确定。

5.可仅以电子形式归档

《规范》的总体要求中提到，来源可靠、程序规范、要素合规、安全可用且符合DA/T 92或DA/T 97要求的电子招标投标电子档案，可仅以电子形式保存。这意味着在满足一定条件的情况下，企业可以不再需要纸质归档，从而降低成本并提高效率。

二、电子文件归档的关键点

在电子文件归档过程中，有几个关键点需要特别注意：

- 真实性：文件必须是真实的，未被篡改或伪造。这通常通过数字签名、时间戳等技术手段来保证。

- 完整性：文件内容必须完整，没有遗漏或损坏的部分。这可以通过元数据记录和文件校验机制来实现。

- 要素合规：电子文件必须包含丰富的元数据，如题名、人名、责任者、日期、电子签名等。这些元数据有助于文件的分类、索引和检索。

- 安全可用：电子文件必须能够防止未经授权的访问、篡改或删除。这通常通过加密、身份认证和权限控制等措施来实现。

三、技术保障措施

为了支持有效的电子文件归档工作，《招标投标电子文件归档规范》提出了一系列技术保障措施：

- 归档功能：电子招标投标交易平台应具备归档功能，包括自动捕获电子文件及其元数据、支持文件质量检查、整理和封装成归档信息包等。

- 接口功能：交易平台应具备与电子档案管理系统相衔接的接口功能，确保电子文件及其元数据的顺利传输和接收。

- 安全性：交易平台应具备严格的身份认证和权限控制手段，确保归档过程中的操作安全。

四、规范可能带来的影响

《招标投标电子文件归档规范》的实施可能会对行业内部的电子文件管理流程产生深远影响：

- 流程标准化：统一的归档标准将简化和标准化电子文件的管理流程。

- 提高效率：通过自动化和集成化的归档功能，提高文件处理的效率。

- 增强合规性：明确的规范有助于企业更好地遵守相关法律法规，减少合规风险。

总之，《招标投标电子文件归档规范》的发布和实施，不仅为招标投标电子文件的管理提供了明确的指导，也为整个行业的数字化转型提供了坚实的基础。随着该规范的推广和应用，我们期待看到电子文件管理的进一步优化和行业效率的显著提升。